Tietosuojaseloste

Medistaff Oy · Päivitetty 10.11.2026

Tässä selosteessa kerromme, miten käsittelemme potilaidemme, jäsentemme, yhteydenottajien ja asiakkaidemme henkilötietoja sekä mitä tietoja verkkosivustomme käsittelee. Seloste on laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 13 ja 14 artiklan sekä tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti. Potilastietojen käsittelyssä noudatetaan lisäksi lakia sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023) ja lakia potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992).

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Medistaff Oy (Y-tunnus 2961604-4), aputoiminimi Medistaff Lääkäripalvelut
Postiosoite: Rauduntie 26 C, 02130 Espoo
Lääkärikeskus Villa Amira: Rauduntie 26 A, 02130 Espoo

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö: Sami Yohan, vastuulääkäri, sami.y@medistaff.fi

Villa Amiran itsenäiset ammatinharjoittajat. Lääkärikeskuksessa toimii myös lääkäriyhtiöitä, jotka hoitavat omia potilaitaan. Jos saat hoitoa tällaiselta lääkäriyhtiöltä, se on potilastietojesi rekisterinpitäjä, ja Medistaff Oy käsittelee tietoja sen lukuun potilastietojärjestelmän tarjoajana. Kysy tällöin tietosuojaselostetta hoitavalta lääkäriyhtiöltä.

2. Mitä tietoja käsittelemme ja miksi

2.1 Potilastiedot

Kun käytät lääkäripalveluitamme vastaanotolla, kotikäynnillä tai etävastaanotolla, käsittelemme tietojasi terveydenhuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi.

Tiedot: nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, ajanvaraustiedot, hoitoa koskevat merkinnät (esim. oireet, tutkimukset, diagnoosit, lähetteet, lausunnot ja lääkemääräykset), laskutustiedot sekä tietojen käyttöä ja luovutuksia koskevat lokitiedot.
Peruste: lakisääteinen velvoite laatia ja säilyttää potilasasiakirjat (tietosuoja-asetus 6 art. 1 c ja 9 art. 2 h; laki 703/2023; laki 785/1992) sekä potilaan kanssa tehty palvelusopimus (6 art. 1 b).
Tietolähteet: sinä itse, hoitoon osallistuvat ammattilaiset, laboratorio (HUSLAB) sekä suostumuksellasi tai lain nojalla muut terveydenhuollon palvelunantajat.

2.2 Ajanvaraus, rekisteröityminen ja vahva tunnistautuminen

Ajanvaraus tehdään Ajas-nettivarauspalvelussa. Ajan voi varata ilman henkilötunnusta. Henkilötunnus kirjataan potilastietoihin tällöin vasta vastaanotolla (kohta 2.1).

Kun rekisteröidyt Ajasin tai Diariumin käyttäjäksi, sinun on tunnistauduttava vahvasti pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Tunnistautuminen tehdään Telian tunnistuspalvelun kautta. Saamme tunnistuksesta nimesi ja henkilötunnuksesi, jotta voimme varmistaa henkilöllisyytesi ja yhdistää tiedot oikeaan potilaaseen.

Tiedot: nimi, henkilötunnus (vahvan tunnistautumisen yhteydessä), yhteystiedot, varattu palvelu ja aika sekä ajanvarauksen yhteydessä antamasi esitiedot.
Peruste: palvelusopimus (6 art. 1 b) ja potilasasiakirjoja koskeva lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c, 9 art. 2 h). Vahva tunnistautuminen on tarpeen, koska palveluissa käsitellään terveystietoja (tietosuoja-asetus 32 art.).

2.3 Chat ja viestit lääkärille (Diarium / Nordhealth Connect)

Voit asioida kanssamme chatissa ja lähettää lääkärille viestejä Nordhealth Connect -palvelussa, jonka tarjoaa Nordhealth Therapy Oy (aputoiminimi Diarium). Palveluun kirjaudutaan vahvalla tunnistautumisella (kohta 2.2).

Tiedot: yhteystiedot, tunnistautumistiedot, viestisi ja niiden liitteet, jotka voivat sisältää terveystietoja, sekä ammattilaisen vastaukset.
Peruste: terveydenhuollon järjestäminen ja potilasasiakirjoja koskeva lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c, 9 art. 2 h).
Hoidon kannalta merkittävät tiedot kirjataan potilaskertomukseesi Ajas-potilastietojärjestelmään.

2.4 Jäsenyys ja maksut

Tiedot: nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, jäsenyyden tiedot sekä maksu- ja laskutustiedot. Jäsenyyssopimus täytetään ja allekirjoitetaan sähköisesti Visma Sign -palvelussa. Verkkomaksut välittää Paytrail. Emme näe tai tallenna korttitietojasi.
Peruste: jäsenyyssopimus (6 art. 1 b) ja kirjanpitolaki (6 art. 1 c).

2.5 Yhteydenotot

Kun lähetät viestin verkkosivustomme yhteydenottolomakkeella, sähköpostilla tai puhelimitse, käsittelemme tietojasi viestiisi vastaamiseksi.

Tiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja viestin sisältö.
Peruste: oikeutettu etu vastata yhteydenottoon (6 art. 1 f) tai sopimuksen valmistelu (6 art. 1 b).
Älä lähetä lomakkeella terveystietoja. Terveyteen liittyvät kysymykset voit kirjoittaa ajanvarauksen terveyskyselyyn.

2.6 Yritysasiakkaat ja henkilöstövuokraus

Tiedot: yrityksen ja yhteyshenkilön nimi, ammattinimike, yhteystiedot, sopimus- ja laskutustiedot sekä mahdolliset markkinointikiellot ja -suostumukset.
Peruste: sopimus (6 art. 1 b) ja oikeutettu etu asiakassuhteen hoitamiseen ja yritysmarkkinointiin (6 art. 1 f). Voit kieltää markkinoinnin milloin tahansa.

2.7 Rekrytointi

Työnhakijoiden tietoja käsittelemme Teamtailor-rekrytointipalvelussa osoitteessa ura.medistaff.fi. Rekrytoinnin tietosuojasta kerrotaan erillisessä selosteessa: ura.medistaff.fi/privacy-policy.

2.8 Verkkosivuston evästeet ja analytiikka

Verkkosivustomme käyttää välttämättömiä evästeitä, joilla sivusto toimii ja muistaa evästevalintasi (Borlabs Cookie, evästeet ”borlabs-cookie” ja ”borlabs-cookie-gcs”, säilytysaika 6 kuukautta). Muita evästeitä tai seurantatekniikoita käytetään vain, jos annat niihin suostumuksen evästeikkunassa (laki sähköisen viestinnän palveluista 917/2014, 205 §).

Suostumuksellasi käytämme Google Analytics 4 -palvelua (Google Ireland Ltd / Google LLC) sivuston käytön tilastointiin. Analytiikkaan välittyvät sivujen osoitteet, laite- ja selaintiedot sekä satunnainen tunniste (evästeet _ga ja _ga_S4G41ZMESY). Analytiikkapalvelu säilyttää tiedot 2 kuukautta. Googlen mainosominaisuudet (Google-signaalit ja mainosten personointi) eivät ole käytössä. Emme käytä analytiikkatietoja mainontaan emmekä yhdistä niitä potilastietoihin.

Emme käytä sivustollamme mainonnan seurantapikseleitä, kuten Meta Pixeliä, emmekä ole lisänneet mainos- tai analytiikkaseurantaa Ajas-ajanvaraukseen.

Sivustolle upotetut videot ja sosiaalisen median sisällöt (esim. YouTube, Vimeo) latautuvat vasta, kun hyväksyt ne erikseen.

Voit muuttaa tai peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa sivun vasemman alakulman evästekuvakkeesta.

3. Kuka käsittelee tietojasi puolestamme

Tietojasi pääsevät käsittelemään vain ne työntekijämme, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Lisäksi käytämme seuraavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja lukuumme sopimuksen perusteella:

Palveluntarjoaja	Tehtävä	Tietojen sijainti
Ajas Oy	Potilastietojärjestelmä ja nettiajanvaraus	Suomi. Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Nordhealth Therapy Oy (aputoiminimi Diarium)	Chat ja potilasviestit (Nordhealth Connect)	Suomi, myös varmuuskopiot. Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU/ETA-alueen ulkopuolelle (ks. kohta 5).
Telia Finland Oyj	Vahva sähköinen tunnistautuminen Ajasiin ja Diariumiin rekisteröidyttäessä	Tunnistustapahtuman tietoja käsittelevät Telia ja tunnistusvälineen tarjoaja (esim. pankki) omina rekisterinpitäjinään.
Paytrail Oyj	Verkkomaksujen välitys	Paytrail toimii maksulaitoksena myös itsenäisenä rekisterinpitäjänä, ks. Paytrailin tietosuojaseloste.
Visma Solutions Oy	Jäsenyyssopimus ja sähköinen allekirjoitus (Visma Sign)	Suomi ja EU. Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Finago Oy (Procountor)	Taloushallinto ja laskutus	Euroopan unioni (Microsoft Azure).
Tonava Group Oy	Kirjanpito ja tilitoimistopalvelut	Käsittelee laskutus- ja kirjanpitoaineistoa.
Planeetta Internet Oy	Verkkosivuston palvelin	Suomi (Helsinki).
Google (Google Workspace)	Sähköposti	EU ja Yhdysvallat.
Google (Google Analytics 4)	Verkkosivuston tilastointi, vain suostumuksella	Yhdysvallat.
Teamtailor	Rekrytointi	Ks. rekrytoinnin tietosuojaseloste.

4. Tietojen luovutukset

Potilastietoja luovutetaan vain potilaan suostumuksella tai lain nojalla, esimerkiksi Kelalle, laboratoriolle (HUSLAB) tutkimuslähetteen yhteydessä, toiselle hoitoyksikölle lähetteen yhteydessä, Traficomille ajoterveyttä koskevan ilmoitusvelvollisuuden perusteella tai viranomaiselle, jolla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja. Muita henkilötietoja emme myy tai luovuta markkinointitarkoituksiin.

5. Siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Potilastietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Chat-palvelun toimittaja Nordhealth Therapy Oy on ilmoittanut, että poikkeuksellisissa vikatilanteissa tietoja voidaan joutua siirtämään. Siirto tehdään silloin vain maahan, jonka tietosuojan tason Euroopan komissio on todennut riittäväksi, tai komission vakiosopimuslausekkeiden tai muiden tietosuoja-asetuksen 46 artiklan mukaisten suojatoimien perusteella.

Verkkosivuston analytiikkaa (Google Analytics, vain suostumuksella) ja sähköpostia (Google Workspace) koskevia tietoja voidaan käsitellä Yhdysvalloissa. Näissä siirroissa noudatetaan tietosuoja-asetuksen V lukua: siirrot perustuvat Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen EU:n ja Yhdysvaltojen välisestä tietosuojakehyksestä (Data Privacy Framework), johon vastaanottaja on sertifioitunut, sekä tarvittaessa komission vakiosopimuslausekkeisiin.

6. Tietojen säilytysajat

Säilytämme potilasasiakirjoja laissa säädetyn ajan (laki 703/2023, 23 § ja liite). Esimerkiksi hoitoa koskevat merkinnät, lähetteet, lausunnot ja lääkemääräykset säilytetään 12 vuotta potilaan kuolemasta tai, jos kuolinaika ei ole tiedossa tai kyse on alle 18-vuotiaana kuolleesta lapsesta, 120 vuotta syntymästä. Ajanvarauspäiväkirjat säilytetään 1 vuoden viimeisestä käynnistä ja potilaskohtainen hoitoon liittyvä viestintä 3 vuotta viestin päiväyksestä. Tietojen käyttöä ja luovutuksia koskevat lokitiedot säilytetään 12 vuotta lokitapahtumasta. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään turvallisesti, ellei Kansallisarkisto ole määrännyt niitä säilytettäväksi pysyvästi.

Muut tiedot:

Kirjanpitoaineisto (laskut, maksut): 6 vuotta tilikauden päättymisestä (kirjanpitolaki).
Jäsenyystiedot: jäsenyyden ajan ja 3 vuotta sen päättymisen jälkeen, mikä on mahdollisten saatavien ja vaatimusten yleinen vanhentumisaika (laki velan vanhentumisesta 728/2003).
Allekirjoitetut sopimukset: sopimuksen voimassaoloajan ja 10 vuotta sen päättymisen jälkeen, sillä ne voivat olla kirjanpidon tositteita tai todisteita mahdollisessa riidassa.
Chat-viestit: potilaskohtainen hoitoon liittyvä viestintä 3 vuotta viestin päiväyksestä (laki 703/2023, liite). Hoidon kannalta merkittävä sisältö kirjataan lisäksi potilaskertomukseen, ja sitä säilytetään potilasasiakirjojen säilytysajan.
Yhteydenottolomakkeen viestit: 2 vuotta. Jos yhteydenotosta syntyy asiakas- tai potilassuhde, tiedot siirretään sen mukaiseen käsittelyyn.
Yritysasiakkaiden tiedot: asiakassuhteen ajan ja 5 vuotta sen päättymisen jälkeen.
Analytiikkatiedot: 2 kuukautta.

7. Sinun oikeutesi

Oikeus tarkastaa ja oikaista tietosi. Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat tiedot ja saada niistä jäljennös (tietosuoja-asetus 15 art.). Jos potilasasiakirjoissasi on mielestäsi virheellinen, puutteellinen tai vanhentunut tieto, voit pyytää sen oikaisemista (16 art.). Potilasasiakirjojen eheys on lain mukaan turvattava, joten korjaus tehdään niin, että alkuperäinen merkintä, korjaus, korjauksen tekijä, ajankohta ja peruste jäävät jäljitettäviksi. Lääkärin hoitohetken arviota, kuten diagnoosia, ei yleensä muuteta jälkikäteen, mutta voit pyytää oman näkemyksesi lisäämistä potilasasiakirjoihin. Jos emme hyväksy oikaisupyyntöä, annamme kirjallisen perustelun.

Oikeus saada tieto tietojesi käytöstä ja luovutuksista (lokitiedot). Sinulla on oikeus saada tieto siitä, kuka on käyttänyt potilastietojasi tai kenelle niitä on luovutettu, sekä käytön tai luovutuksen peruste (laki 703/2023, 11 §). Pyyntö tehdään kirjallisesti. Annamme tiedot maksutta kohtuullisessa ajassa ja viimeistään kahden kuukauden kuluessa. Tietoja annetaan enintään kahden vuoden ajalta, ellei vanhempien tietojen saamiselle ole erityistä syytä. Jos pyydät uudelleen jo saamiasi lokitietoja, voimme periä kohtuullisen korvauksen. Tietoja voidaan jättää antamatta laissa säädetyissä tilanteissa, esimerkiksi jos niiden antamisesta voisi aiheutua vakavaa vaaraa terveydellesi tai hoidollesi tai toisen henkilön oikeuksille. Tällöin teemme asiasta kirjallisen päätöksen. Saamiasi lokitietoja saat käyttää vain omien oikeuksiesi selvittämiseen.

Muut oikeudet. Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista, käsittelyn rajoittamista ja tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen sekä vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja suoramarkkinointia. Potilasasiakirjoja emme voi poistaa ennen lakisääteisen säilytysajan päättymistä. Jos käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa sen milloin tahansa. Peruutus ei vaikuta ennen sitä tehtyyn käsittelyyn.

Näin teet pyynnön. Lähetä pyyntö kirjallisesti osoitteeseen Medistaff Oy, Rauduntie 26 C, 02130 Espoo tai sähköpostitse tietosuoja-asioiden yhteyshenkilölle (sami.y@medistaff.fi). Älä lähetä terveystietoja tavallisella sähköpostilla. Voimme pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi. Vastaamme ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa, ellei edellä toisin mainita.

Oikeus valittaa. Jos katsot, että käsittelemme tietojasi lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

Emme tee sinua koskevia päätöksiä pelkästään automaattisesti emmekä profiloi sinua.

8. Tietojen suojaus

Potilastiedot tallennetaan potilastietojärjestelmään, johon kirjaudutaan henkilökohtaisilla tunnuksilla ja vahvalla tunnistautumisella. Käyttöoikeudet on rajattu työtehtävien mukaan, ja kaikesta potilastietojen käytöstä kirjataan lokitiedot. Tietoliikenne on salattu. Palveluntarjoajamme ovat sitoutuneet sopimuksin tietojen suojaamiseen ja salassapitoon. Henkilökuntaamme sitoo vaitiolovelvollisuus.

9. Potilasasiavastaava

Potilasasiavastaava neuvoo maksutta potilaan oikeuksiin liittyvissä asioissa, esimerkiksi muistutuksen tekemisessä, ja kertoo, miten kantelu tai potilasvahinkoilmoitus tehdään. Hyvinvointialue järjestää potilasasiavastaavan palvelut myös yksityisten terveyspalvelujen potilaille (laki potilasasiavastaavista ja sosiaaliasiavastaavista 739/2023, 2 §). Medistaff Oy:llä ei siksi ole omaa potilasasiavastaavaa.

Espoossa annetuissa palveluissa ja etävastaanotolla potilasasiavastaavana toimii Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen sosiaali- ja potilasasiavastaava:

Lunna-asiointipalvelu: lunna.suomisote.fi (Keskustelut → Sosiaali- ja potilasasiavastaava)
Puhelin: 029 151 2000 (asiointipalvelu arkisin klo 8–16; sieltä saat potilasasiavastaavan suoran numeron ja puhelinajat)
Posti: Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue, sosiaali- ja potilasasiavastaava, PL 33, 02033 Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue

Ajantasaiset yhteystiedot: luvn.fi: sosiaali- ja potilasasiavastaava

10. Selosteen muutokset

Päivitämme tätä selostetta, kun palvelumme tai lainsäädäntö muuttuvat. Ajantasainen versio on aina tällä sivulla.